Artykuły
CERTYFIKAT REZYDENCJI – WAŻNY DOKUMENT W PRZYPADKU BIZNESU TRANSGRANICZNEGO, ZMIANY REZYDENCJI I NIE TYLKO
CERTYFIKAT REZYDENCJI – WAŻNY DOKUMENT W PRZYPADKU BIZNESU TRANSGRANICZNEGO, ZMIANY REZYDENCJI I NIE TYLKO
21/07/2022 Sabina Tyszko - konsultant podatkowy Panasiuk&Partners

W naszych publikacjach często przewija się kwestia certyfikatu rezydencji, konieczności jego posiadania lub uzyskania go od kontrahenta. Czym jednak jest certyfikat rezydencji? Do czego jest pomocny, a kiedy posiadanie go jest koniecznością? W końcu, jak go uzyskać? Na te wszystkie pytania postaramy się tu odpowiedzieć.

CERTYFIKAT REZYDENCJI PODATKOWEJ – CO TO TAKIEGO?

Według definicji legalnej zawartej w słowniczku ustawowym – certyfikat rezydencji podatkowej oznacza zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa. Tym samym certyfikat rezydencji podatkowej potwierdza fakty, wynikające ze stosownych rejestrów będących w dyspozycji organów podatkowych. Dotyczą one miejsca zamieszkania/siedziby osoby i rozliczania podatku dochodowego. 

CO CERTYFIKATEM REZYDENCJI PODATKOWEJ NIE JEST

Często w naszej praktyce spotykamy się z tym, że klienci twierdzą, że w krótkim czasie po przeprowadzce uzyskali certyfikat rezydencji. Gdy po drążymy nieco temat dochodzimy do wniosku, że jednak tak nie jest. Należy bowiem definitywnie odróżnić certyfikat rezydencji podatkowej od wszelkich innych dokumentów wydawanych przez organy administracji. W szczególności nie są certyfikatem rezydencji podatkowej zaświadczenia wydawane np. przez organy gminy potwierdzające miejsce zamieszkania na terytorium kraju. 

Wiele krajów wymaga, aby przeprowadzając się na ich terytorium zgłosić ten fakt czy to w urzędzie gminy czy na posterunku policji. Wydawany przy tej okazji dokument może być pomocny np. właśnie w procesie ubiegania się o status rezydenta podatkowego danego kraju. Ale sam w sobie nie jest certyfikatem rezydencji podatkowej i chociażby w kontaktach z polskim fiskusem nie będzie tak traktowany.

Po pierwsze istotnym jest więc to, że zaświadczenie, które ma być certyfikatem rezydencji podatkowej nie może być wydane przez dowolny organ, ale konkretnie przez organ administracji podatkowej.

Po drugie musi to być zaświadczenie o miejscu zamieszkania/siedziby dla celów podatkowych.

Certyfikatem rezydencji podatkowej nie jest więc zaświadczenie o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, zaświadczenie o rejestracji jako podatnik VAT czy zaświadczenie o niezaleganiu w zapłacie podatków. W przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą za certyfikat rezydencji podatkowej nie może również służyć wypis z rejestru przedsiębiorców.

ELEMENTY CERTYFIKATU REZYDENCJI PODATKOWEJ

Jakie więc dane powinien zawierać dokument, aby można go było uznać za certyfikat rezydencji podatkowej? Niestety brakuje jednolitego międzynarodowego formularza, na którym wystawiany byłby certyfikat rezydencji podatkowej. Administracje skarbowe państw wydają więc certyfikaty rezydencji podatkowej według własnej formy i uznania. Z polskich regulacji wynika, że zaświadczenie takie powinno zawierać co najmniej:

  • Dane organu wydającego
  • Data wydania
  • Dane identyfikacyjne podmiotu, którego dotyczy zaświadczenie
  • Zaświadczenie o miejscu zamieszkania/siedziby

Opcjonalnie informacje o dacie ważności.

KIEDY JEST POTRZEBNY CERTYFIKAT REZYDENCJI PODATKOWEJ?

Certyfikat rezydencji podatkowej mówi o miejscu zamieszkania na potrzeby podatku. Czyli jest potwierdzeniem, że administracja skarbowa danego kraju traktuje podatnika jako posiadającego nieograniczony obowiązek podatkowy na jej terytorium. W przypadku więc gdy Twoja aktywność odbywa się tylko w ramach Polski certyfikat rezydencji podatkowej nie jest Ci potrzebny. Konieczność lub przydatność posiadania go (bo umówmy się nie wszędzie formalizm aparatu skarbowego jest tak rozwinięty jak w Polsce) powstanie, gdy w przestrzeni Twojej działalności gospodarczej pojawia się element transgraniczny. Certyfikat rezydencji podatkowej dobrze jest więc mieć w przypadku zmiany rezydencji podatkowej, uzyskiwaniu dochodów ze źródeł zagranicznych czy dokonywaniu wypłat za granicę. 

Gdy przeprowadzasz się poza granice Polski w pierwszej kolejności możesz potrzebować certyfikatu rezydencji, aby udowodnić organom nowego kraju, że do tej pory byłeś polskim rezydentem podatkowym i masz np. prawo skorzystać ze specjalnego systemu opodatkowania (np. status NHR w Portugalii). 

Z kolei, gdy już zostaniesz rezydentem podatkowym innego kraju certyfikat rezydencji może być potrzebny, w razie gdyby polski fiskus postanowił sięgnąć do Twojej kieszeni sądząc, że wciąż jesteś polskim podatnikiem. Ponad to certyfikat rezydencji podatkowej należy przedłożyć polskim płatnikom, aby właściwie wywiązywali się ze swoich obowiązków płatniczych. Będą to głównie instytucje finansowe jak banki czy biura maklerskie, ale również spółki w których posiadasz udziały czy zleceniodawcy, dla których świadczysz np. usługi doradcze.

Podstawową funkcją certyfikatu rezydencji podatkowej jest bowiem możliwość zastosowania reguł wynikających z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Mając ustalony, w oparciu o certyfikat rezydencji kraj rezydencji podatkowej oraz kraj źródła dochodu, wybieramy adekwatną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Na jej podstawie mamy możliwość stwierdzić, gdzie i na jakich zasadach opodatkowany jest dochód z konkretnego źródła oraz jak uniknąć podwójnego opodatkowania. Certyfikat rezydencji daje też możliwość zastosowania do niektórych dochodów preferencyjnej stawki opodatkowania u źródła (jak ma to miejsce np. w przypadku odsetek czy dywidend).

Sytuację można też odwrócić i w pewnych przypadkach to Ty – będziesz pełnić funkcję płatnika i będziesz potrzebować, aby kontrahenci dostarczyli Ci swoje certyfikaty rezydencji. Może chodzić bądź to właśnie o zastosowanie preferencyjnej stawki opodatkowania wynikającej z UPO, bądź prawa do niepobierania podatku u źródła w przypadku dochodów stanowiących zyski przedsiębiorstw (usługi doradcze, marketingowe). To prawdopodobnie miejsce, gdzie wielu przedsiębiorców po raz pierwszy spotyka się z instytucja certyfikatu rezydencji podatkowej. Google Ads, Facebook, Adobe…. są przykładami firm, którym płacąc za usługi powinniśmy pomyśleć o zdobyciu certyfikatu rezydencji bądź potrąceniu WHT.

JAK ZDOBYĆ CERTYFIKAT REZYDENCJI PODATKOWEJ?

W związku z tym, że certyfikat rezydencji podatkowej jest zaświadczeniem wydawanym przez organy administracji skarbowej należy wystąpić ze stosownym wnioskiem o wydanie takiego dokumentu. W wielu krajach usługa taka realizowana jest online. 

O certyfikat rezydencji podatkowej w Polsce występuje się przy użyciu formularza CFR-1. Można zrobić to online przez platformę e-Urząd Skarbowy lub e -PUAP albo papierowo składając wniosek we właściwym urzędzie skarbowym, Centrum Obsługi albo wysyłając pocztą. Wydanie zaświadczenia objęte jest opłatą skarbową w wysokości 17 zł płatną do urzędu gminy, na terenie której mieści się urząd skarbowy do którego składany jest wniosek o wydanie certyfikatu rezydencji. 

Formularze wraz z instrukcją – KLINKIJ

CZY BĘDĄ MNIE KONTROLOWAĆ?

Część osób obawia się czy występując o certyfikat rezydencji podatkowej nie ściągnie na siebie w ten sposób kontroli. Chcielibyśmy nieco uspokoić – w przypadku wydawania zaświadczeń, postępowanie organów sprowadza się generalnie do formalnego potwierdzenia danych zawartych w Centralnym Rejestrze Podmiotów- Krajowej Ewidencji Podatników. Tam zweryfikowane zostanie miejsce zamieszkania oraz czy podatnik rozliczał się w Polsce. 

Dalej posuniętych czynności raczej nie powinno być, chyba, że pojawią się niezgodności na etapie weryfikowania kartoteki podatnika. Nie mniej czynności analityczne i sprawdzające toczą się w organach podatkowych nieustannie i bez wiedzy podatników więc wniosek CFR-1 nie powinien spowodować większej aktywności organów w tym zakresie.

Więcej na temat zmiany rezydencji podatkowej, niezbędnych formalności, najczęściej popełnianych błędów. Jak również destynacji, które chętnie wybierane są przez Polaków. Znajdziesz na kanale – Wealth Advisory.Anna Maria Panasiuk, dostępnym na YouTube, Spotify, ApplePodcast.

Obejrzyj podcast
Anna Maria Panasiuk ×